一、代表处经营范围
外国企业代表处，又称外国企业在华常驻代表处（常驻代表机构，Resident Representative Office or Permanent Representative Office）。代表处的经营范围最初应当在向登记机关提交的文件中写明，由工商行政管理机关确认后（特殊行业需审批），该经营范围将被规定在常驻代表机构登记证上。外国企业的驻华常驻代表机构只能在其登记证规定的范围内从事活动。
一般的外国企业常驻代表机构只能在中国境内从事非直接经营活动，代表外国企业进行外国企业的业务范围内的联络、产品推广、市场调研、技术交流等业务活动。但是，如果中国和该外国企业所在国政府签订有双边条约，该双边条约明确规定外国企业常驻代表机构可以在华从事直接经营活动的，则应当按照协议规定办理。
虽然法律不允许办事处从事直接经营活动，但并不意味着办事处不得从事任何经济活动。办事处有权从事维持其运营所必须的经济活动，签订维持办事处运营所必须的经济合同。
二、代表处登记程序
根据《关于部分外国（地区）企业常驻代表机构实行直接登记的通知》，自 2004年7月1日起，除特殊行业企业外，外国企业在上海设立代表处实行直接工商登记，无需外经委审批。设立外国企业代表处，应委托具有企业登记代理资质的公司（有时可视具体情况而定）代理申办程序。全套设立程序如下：
1、 市对经贸委接受承办单位代外国企业申请设立代表机构齐全的申报材料后,30日内作出批准或不予批准的决定
2、外国企业被批准设立机构后,由代表机构的首席代表在规定的发证时间内,向审批机关领取批准书。并在批准之日起的30天内,持批准证书到登记机关办理登记手续。逾期不办理登记手续的,批准证书自行时效,由审批机关收回批准证书
3、 常驻代表机构如需延期,外国企业须提前60天通过原承办单位向审批机关提出申请,办理延期手续
4、 常驻代表机构驻在期限届满或提前终止业务活动,应在终止前30天提出申请,并于清理债务、税务和其它有关事宜,办理工商登记、长期居留及海关备案等注销手续 。
办理事项和主管部门
工商登记：上海市工商行政管理局
刻制公章：上海市公安局
企业代码登记：组织机构代码管理中心
统计登记：统计局
外汇许可证：上海市外汇管理局
税务登记：税务局对外税务分局
海关备案登记：上海海关
健康证明：卫生检疫站
外籍代表就业证：劳动和社会保障局
外籍代表居留证和工作签证：公安局出入境管理处
上述登记工作完成后，对上述登记内容的任何变更应当经登记机关审批登记。
三、注册代表处所需文件
1、 外企设立常驻代表机构的申请书(原件)
该申请书应该简要介绍该外企的情况及其在中国境内的经营活动。同时申请书还应当列明所提交的文件清单。如果外国企业认为需向审批机关提供任何其它资料，应在其申请书中说明。此书由代理机构根据代表机构所提供材料内容代写,并由该董事或总经理签名。
申请书应当简明扼要，必须包括下列主要资料:
(1) 该外国公司的情况及其在中国境内的经营活动
(2) 在华常驻代表机构的名称
(3) 在华常驻代表机构的目的
(4) 在华从事的业务范围
(5) 首席代表（Chief Representative）的姓名
(6) 在华常驻代表机构的驻在期限
(7) 在华常驻代表机构的地址
申请书应当使用提出申请的外国企业的信头纸。
2、 外企的银行资信证明(原件3份)
该资信证明是一封简短的信函，应由外国公司的开户银行行签发，简要介绍该外国公司的资信情况。资信证明必须包括下列资料:
(1) 该外国企业的名称及帐号；
(2) 该外国企业通常的存款额，例如申请书日期之前半年或一年的平均存款额；
(3) 对于该外国公司的资信情况的简要评价。
开出资信证明的银行应当是与该外企有业务往来的银行。资信证明应当印在银行的抬头纸上，并由授权人员签字。
3、 首席代表的任命书(原件3份)
该任命书应当简明扼要，主要内容为提出申请的外国企业任命何人为常驻代表机构的首席代表。一般应当印在申请企业的信纸上，此书由代理机构根据代表机构所提供材料内容代写,并由该外国企业的董事长、总经理或其它负责人签字。
由该企业董事长或总经理签署的委任常驻代表机构首席代表和代表的授权书，首席代表和代表的简历及身份证件（影本）如董事长任首席代表或代表，其授权书必须由该企业董事会两名以上董事签署，不设董事会的企业由执行董事签署有关文件。
4、 首席代表和其它常驻代表的简历、护照的影本和照片4张
简历使用公司正式信笺，包括姓名、出生日期、国籍、婚姻等。简历应从高中学历开始至现在止，时间应具有连贯性。
5、 涉外办公楼的租凭以及房产证
外国公司在上海设立办事处，必须向登记机关提交一份已经签订的办公室租约，有关租赁办公室的意向书或者购买房产的证明。这主要是为了证明将设立的办事处有办公场所。
应当注意，在中国并不是所有的建筑物都可以出租给外国企业作为其办事处的办公场所。只有是经过公安局确认的涉外办公楼才可租用作为代表处的办公场所。
6、 外国办事处设立登记表
该表一般由登记机关印制，外国企业或承办单位可以从登记机关直接领取。申报表的主要内容是申请设立常驻代表机构的外国企业和即将设立的常驻代表机构的基本情况。
7、 公司成立证书或证明
该等文件应为公司成立证书或相应文件，其格式和内容因该外国公司成立地所在的国家和地区不同而不同。外国（地区）企业所在国或地区的有关当局出具的合法开业证明如不能提供原件，应当提交经当地公证机关出具的公证文件、使领馆出具的认证文件或律师出香港企业提交合法开业证明和该企业委任常驻代表机构人员的授权书可以提供原件；也可以提交由香港的中国委托公证人出具的，并经中国法律服务（香港）有限公司审核签章转递，并附以附件确认本的证明文件。
8、外国企业情况介绍
提供企业概况，包括企业名称、注册地址、经营范围、员工人数、营业额、海外分支机构、董事长及总经理姓名等。
9、 注意事项
1）上述文件必须用中文编制，如果采用外文，各审批机关均要求附有中文译文且需由专业翻译公司翻译。
2）上述文件如未注明为影本的，均须提交原件。
3）按要求提交影本的材料，应由申请人加盖公章，并注明与原件一致。
