不同的审批机关对于设立外企办事处所要求提交的文件会有所不同。根据中国的法律和实践，设立外国企业驻华常驻代表机构，通常应向审批机关提交下列文件:
1、 外企设立常驻代表机构的申请信(原件)
该申请信应该简要介绍该外企的情况及其在中国境内的经营活动。同时申请信还应当列明所提交的文件清单。如果外国企业认为需向审批机关提供任何其它资料，应在其申请信中说明。申请信应当简明扼要，必须包括下列主要资料:
(1) 该外国公司的情况及其在中国境内的经营活动；
(2) 常驻代表机构的名称；
(3) 常驻代表机构的目的；
(4) 从事的业务范围；
(5) 首席代表（Chief Representative）的姓名；
(6) 常驻代表机构的驻在期限；
(7) 常驻代表机构的地址。
申请信应当使用提出申请的外国企业的信头纸。对于需经外经贸部、中国人民银行、交通部等机关批准设立的常驻代表机构，中国法律要求申请信必须由该外国企业的董事长、总经理签字。由于中国公司的机构设置与外国公司不尽相同，因此，实际操作中，中国的审批机关一般会采取灵活的态度，允许外国企业的董事签字。
2. 外企的银行资金证明(原件)
该资信证明是一封简短的信函，应由外国公司的开户行签发，简要介绍该外国公司的资信情况。资信证明必须包括下列资料:
(1) 该外国企业的名称及帐号；
(2) 该外国企业通常的存款额，例如申请书日期之前半年或一年的平均存款额；
(3) 对于该外国公司的资信情况的简要评价。
开出资信证明的银行应当是与该外企有业务往来的银行。资信证明应当印在银行的抬头纸上，并由授权人员签字。
3. 首席代表的任命书(原件)
该任命书应当简明扼要，主要内容为提出申请的外国企业任命何人为常驻代表机构的首席代表。一般应当印在申请企业的信纸上，并由该外国企业的董事长、总经理或其它负责人签字。
4. 首席代表和其它常驻代表的简历、护照的复印件和照片
在实践中，地方经贸委和外经贸部要求简历从高等教育开始，同时应当列明首席代表和其它代表加入提出申请的外国企业，开始为其工作的时间。申请人应当向有关批准机关或中介机构咨询，了解审批机关对于简历格式和内容的具体要求。准备简历时应当注意，简历所列的时间必须连贯。简历不一定要打印在申请公司的信纸上。
5. 租用办公室的租约
外国公司在华设立办事处，必须向审批机关提交一份已经签订的办公室租约，有关租赁办公室的意向书或者购买房产的证明。这主要是为了证明将设立的办事处有办公场所。
应当注意，在中国并不是所有的建筑物都可以出租给外国企业作为其办事处的办公场所。只有经过当地公安局批准的可以对外出租的建筑物方可出租。外国企业在签署租约或意向书时应当向业主核实这一点。
6. 外国办事处设立申报表
该表一般由审批机关印制，外国企业或承办单位可以从审批机关直接领取。申报表的主要内容是申请设立常驻代表机构的外国企业和即将设立的常驻代表机构的基本情况。
7. 外国企业办事处人员申报表
该表一般由审批机关印制，外国企业或其承办单位可以从审批机关领取。该表的主要内容是有关常驻代表机构人员的基本情况，如其姓名、国籍、联系方式及职务等。
8. 公司成立证书或证明
该等文件应为公司成立证书或相应文件，其格式和内容因该外国公司成立地所在的国家和地区不同而不同。以香港为例，该等文件为公司注册证明书及商业等记证。
编制申请登记文件之语言
上述文件必须用中文编制，如果采用外文，各审批机关均要求附有中文译文。有的审批机关还要求申请人将该文件在当地公证，然后由中国驻当地的领事馆认证。在香港该等文件必须由中国政府授权的律师事务所公证。
申请登记代表处的审批期限
承办单位把以上材料提交给审批机关后，审批机关进行审查。如果审批机关认为需要补充其它资料，或者某些资料需要修改，则外国企业还应按照审批机关的指示行事。外国企业设立代办处的申请获得批准后，应当由批准设立的常驻代表机构的拟任首席代表从审批机关领取批准证书。
外国企业设立常驻代表机构的申请获得批准后，由其常驻代表机构的首席代表向审批机构领取批准证书，并在批准之日起的三十天内，持批准证书到登记机关办理登记手续”。
中国法律规定，如果超过三十天不到工商行政管理机关办理登记手续，则批准证书自动失效，由审批机关收回批准证书，以前的批准自动失效。
中国法律对于不同的审批机关规定了不同的审批时间限制。外经贸部和地方外经贸委是大多数外国企业设立常驻代表机关的审批部门，中国法律规定，外经贸审批部门应在所有的审批文件均交齐后三十日内作出是否批准外国企业设立办事处的决定。
