1.答复客户询盘：
如果是老客户，老产品，一般在客户下P.O （Perchase Order）之前，都会和相关业务员询问有关该产品的最新价格，交货期，订单数量，等等。
作为外贸业务员，当然要及时客观的回答客户的询价，争取客户尽快下单。当然，回答客户之前，要和该产品的供应商（生产厂）确定该产品的交货期，价格是否有变化，等等。一旦确定，及时回复客户。
如果是新客户，那当然要问清产品品名，型号，数量，交货港，并联系工厂，询价，争取最好价格，因为是新客户，价格要低一些，争取先建立起业务关系。
2.报价：
一旦上面和工厂，海运公司询问海运费等费用后，业务部的相关外业务员要及时回复客人查询，报价要明确货物品名，型号，数量，包装方式，交货期，付款方式，及柜型和外贸术语，交货港，等，
并尽快做PI(Peroforma Invoice)，以PI形式给客户做正式报价。
3.得到订单：
当然，客户不一定一次性就会接受你的报价，客户会让你给些DISCOUNT,你要看你价格的利润空间，如果你的利润还可以，可以给客户一1~2%的DISCOUNT,但要让客户看出你很为难，这样客户会很珍惜你的让价，并会欣然接受这个让价。
同时，客户一定会和你探讨付款方式，对于老客户当然没得说，以前是怎么做的这票货还是那么做。
但是对于新客户，最把握的方式是通过即期信用证，如果客户不同意，可以30%定金随订单，70%装船后，凭扫描提单正本，付款，收到付款后，快递正本提单给客户提货。
这个付款条款一般会经过多次商谈才能确定，不同客户不一样的。但是，我们的把握住一点，就是必须保证货物所有权在没有收到全部货款前在我们手中。
这样经过多次洽谈，你会很快收到客户正式的订单 PO.Perchase Order。
4.下生产订单：
得到客人的订单确认后，外贸业务员一定要认真核对客户订单上的价格，品名，规格，付款方式，交货港，目的港，包装等等条款和事先和客户达成的是一致的，确定客户没有私自更改，或者客户书写错误。
确认无误后，制作工厂备货订单给工厂下生产单，安排工厂生产计划。
5.业务审批：
外贸业务部收到客户订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上外商订单传真件，或E-MAIL件，或订单表单等打印件，与工厂的收购合同。
审核表要由相关业务员签名，外贸业务部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如外商订单金额较大的，或需要事先给国内供应商（生产工厂）预付款和或者对外有佣金等条款的，要经公司总经理审批。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进跟单员跟进。
6.下达生产通知：
外贸业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
1）如果客户是L/C付款的，如果是OEM订单，就是按照客户的设计，图纸，或样品生产的专用货物，一定要在收到客户L/C后再和工厂签订采购合同并安排生产。
因为OEM的订单，必须L/C先到，后生产，因为，一旦你先生产了，但是客户最后没开了信用证，你这些货物卖给谁去？但是工厂已经生产了，你们必须给工厂货款，这样外贸公司损失就大了。
如果是国内厂家自有品牌产品，或者通用标准产品，也就是说，谁都可以买的货物，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到。
这是因为，工厂先生产，发货前一个月信用证到后安排租船交货，假如客户不能开来信用证，反正我们还没发货，至少还可以买给别的进口商。
收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，品名，规格，价格，等等条款是否和事先的合同，形式发票相同，特别是交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
2）如果是T/T付款的客户，一定要确保30%定金已经到账再安排工厂生产，70%余款已经到账再发放正本提单给客户。确认资金已经到账非常重要。
3）如果是放帐客户，或通过银行D/P,D/A等方式收汇等，必须得到经理确认。
7.验货：
1）跟单员要及时跟进工厂备货情况，并在交货期前一周，通知公司验货员及时到工厂验货。
2）如果客人要自己或指定验货人员来工厂验货，要提前一个月告知客户必须再那月那天到工厂来验货（在交货期一周前），必须提前约定客户查货并将查货日期告知计划部。
3）如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期三周前，或者最晚两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好验货时间。确定后再将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件：
工厂提供的装箱资料，制作出口外销合同（报关用），出口商业发票，装箱单等文件（应由业务部跟单员制作，交给单证员）。
9.商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。
而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓：
1）如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通�？腿嘶嶂付ㄔ耸浯砉净虼尽�
应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓委托书，通常在开船一周前可拿到定仓纸（配载通知书）。
2）如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司�？傲街苋范ǘú�，程序同上。
3）如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定拼箱仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
4）向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11.安排拖柜：
1）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
2）传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
3）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
4）如果是工厂自己送货到集装箱厂长，要事先把货代公司传来的配载通知书事前发给工厂，让工厂按时按照配载通知书按时送货。
12.委托报关：
在工厂自己送货或拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行（现在都是网上签约，无纸化报关），委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等（这些一般都是货代和报关行联系安排）。
13．获得运输文件：
1）最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
2）督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
3）及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。（这些都是货代代理办理）
14.准备其他文件：
1）商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在L/C开证日之后，交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
2）FORM A原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。
需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。
不能在发货之前办理的，需要再发货后办理证书的，需要提供报关单，提单等文件。
经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
3）一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
4）装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
5）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的名品，规格，数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15. L/C收汇：
1）如果是采用L/C收汇，应在信用证规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，做到单单相符，单证一致，确保没有错误，才交银行议付。
2）采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单或扫描提单正本发邮件给客人要客人见到提单扫描件或传真后马上付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件快递寄给客人。
3）如果T/T收汇的，要求收全款后才能装船的，要等收款后再安排出租订舱和拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记：
每笔出口业务在完成后要及时做登记，备案存档，包括电脑登记及书面登记备案，所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用便于以后查询，统计等。
17.收集信息：
单证员平时应注意收集海运价格变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。
18.外贸企业出口退税流程
1）上面流程12中报关行报关后，海关放行，货物离港，海关通过网络系统将出口报关单上报国税局
2）、 银行收到客户的货款后，银行通过出口收汇核销网上报审系统上报外管局=》外管局通过网上系统把这笔货款收汇核销信息上报国税局。
3）到电子口岸可以查出货物出口报关单，并打印出来备用。然后根据报关单上的品名，数量，单位，在按照事先和工厂签订的购买合同的金额，安排工厂开增值税发票。
4）收到工厂增值税发票后，在退税申报网上输入增值税发票号进行认证（如果你们公司没有这个认证密钥U盘）那就亲自到国税局去认证。
5）增值税发票认证通过后，系统会有反馈确认消息，这样就可以在退税申报网上申报退税了，填写如下表格：
（1) 外贸企业出口退税进货明细申报表
（2) 外贸企业出口退税汇总申报表
（3）外贸企业出口退税出口明细申报表
然后上传给国税句，等国税局确认后，把上述三个表格打印出啦，法人签字，财务负责人签字，再附上出口发票副本，报关单退税联副本盖上公章，增值税发票第二联（抵扣联）一同用出口企业货物退税凭证装订封皮一同订好，备查。
然后我们就等待退税退回我们的账户了。大约3-4个月吧，大型企业退税快，小型企业退税慢。
19.外贸公司出口退税账务处理
1、外贸公司出口退税（增值税）核算
外贸公司出口货物必须单独设账核算购进金额和进项金额，如购进货物当时不能确定用于出口或内销，一律记入出口库存账，内销时从出口库存账转入内销库存账。
（1）购进出口货物时，借：库存出口商品
应交税金—应交增值税（进项税金）
贷：银行存款（应付账款）
（2）货物出口后，根据征税率与退税率的差率，计算征退税差额及应收出口退税额
借：主营业务成本（征退税差额）
应收出口退税
贷：应交税金—应交增值税（进项税转出）
—应交增值税（出口退税）
（3）收到出口退税款，借：银行存款
贷：应收出口退税
2、外贸公司出口退税（消费税）核算
外贸公司自营出口应税消费品，应在应税消费品报关出口后向主管退税的税务机关申请退还已纳消费税。
（1）货物出口后计算应退税款
借：应收出口退税（消费税）
贷：主营业务成本
（2）收到退回的消费税款时
借：银行存款
贷：应收出口退税（消费税）
3.例题：某外贸公司2016年5月从某日用化妆品公司购进出口用化妆品1000箱，取得的增值税专用发票注明的价款为100万元，进项税额为17万元，货款已用银行存款支付。当月该批商品已全部出口，售价为每箱150美元（假设当日汇率为1美元＝8元人民币），申请退税的单证齐全。该化妆品的消费税税率为30％，增值税退税率为13％。要求计算应退增值税和消费税并编制会计分录。
应退增值税税额＝1000000×13％＝130000（元）
转出增值税额＝170000－130000＝40000（元）
应退消费税税额＝1000000×30％＝300000（元）
购进货物时，借：物资采购1000000
应交税金──应交增值税（进项税额） 170000
贷：银行存款1170000
货物入库时，借：库存商品——库存出口商品 1000000
贷：物资采购1000000
出口销售时，借：应收账款 USD150X8X1000=1200000
贷：主营业务收入——出口销售收入1200000
结转商品销售成本，借：主营业务成本 1000000
贷：库存商品1000000
进项税额转出，借：主营业务成本 40000
贷：应交税金——应交增值税（进项税额转出） 40000
计算出应收增值税退税款，借：应收出口退税130000
贷：应交税金——应交增值税（出口退税） 130000
收到增值税退税款时，借：银行存款130000
贷：应收出口退税（增值税） 130000
计算出应收消费税退税款，借：应收出口退税（消费税） 300000
贷：主营业务成本300000
收到消费税退税款时，借：银行存款300000
贷：应收出口退税（消费税） 300000
瑞丰德永(Richful Deyong)2008年始创于香港，系卓佳(Tricor)集团成员，是亚洲具有领先地位的专业服务机构，在全球21个国家/地区47个城市设有办事处，拥有2500多名员工，服务超过30000客户，1300间香港联交所上市公司，500间新加坡和马来西亚上市公司，名列财富杂志500强企业超40%及众多跨国知名公司。
