国内部分
在意大利成立办事处, 因为没有大额的外汇付出, 审批程序比较简单。当公司经过市场考察和调研, 明确了成立办事处或代表处的作用后, 可准备可行性分析报告、办事处章程等国家外经贸部要求提供的文件, 呈递当地外经贸委（厅）， 上报国家外经贸部审批。通常审批的时间为60天左右。
逞递文件中必须注明办事处在意大利的注册地、员工数量等内容, 这些内容都是办事处在意大利办理相关手续的必要依据。
在等待外经贸部批文的同时, 可以准备在意大利注册需要的相关法律文件, 通常需要提供的文件如下:
1）公司营业执照（需要经过年审）
2）公司成立意大利代表处或办事处的决定
3）公司法人代表对外派人员的授权书（需明确外派人员的权限）
在获得外经贸部的批文后, 需要将批文连同上述3份文件拿到当地公证机构做出有效公证。公证后的文件(一式两份)需要由意大利驻华使馆承认的意大利文翻译事务所翻译成意大利文, 经由当地外办递交到意大利驻华使馆认证, 通常需要2周左右。
办事处费用的汇出可持外经贸部批文和办事处费用明细到当地银行(国有商业银行)申请, 银行可凭上述文件汇出外汇，具体事项可到当地银行咨询。
上述文件准备妥当后, 外派人员可带所有有效法律文件出国。办事处尚未成立时, 只能申请短期(3个月)商务签证。
国外部分
外派人员到达意大利后, 需要凭签证、经当地警察局鉴定盖章后的住宿证明、4张2吋免冠照、一张印花票（可在任何烟草店买到）到警察局（QUESTTURA）移民办公室办理短期居留，通常需要40天左右。
凭警察局提供的回执、本人护照以及从中国携带的有效法律文件，外派人员到当地税务局申请个人税号。凭此税号，外派人员可以用公司名义在意大利银行开立外国账户。
在寻找办公场所开展业务的同时，外派人员需要在当地劳动局申请长期工作的证明。收到此证明后，到警察局盖章，凭盖章后的文件，连同护照，回国到意大利驻华使馆申请长期工作签证。
设立办事处需要在当地商会注册（CCIAA）注册，以便开展各项业务，然后，由获得长期签证的公司代表到税务局申请增值税号码。注册增值税号后，业务要受到商会和税务局监控，必须按时提交财务报表并缴纳增值税，所以，最好聘请专业的会计进行帐务处理。
